OneNote でナレッジマネジメントを

ナレッジマネジメント専用の本格的なソフトウエアを使うのではなく、小規模な知識のデータベース化を行うことができるソフトウエアは、これだと思う。上の画像で分かるように、文字だけでなく画像やプレゼン資料などあらゆる情報をページとして記録できる。下の画像は、事例として示している。画像に加えてある英文資料を添付している。ちなみに、このページはテストとしてiPhoneでページを作り、iPadに表示したものである。

個人のノートブックを作るソフトウエアではあるが、ノートブックは、いろいろなセクションで分けその下にページを置く。すなわち、ノートブック>セクション>ページという階層によって構成されて情報を整理する機能がある。ナレッジマネジメントのために使うには、企業が必要とするセクションをあらかじめ決めておくと良い。例えば、顧客関連、製品仕様、製造技術、ベストプラクティス、検査などなんでも良い。もちろん、「個人的な意見」も作っておくとよいかと思う。

今回のアップデートによって、Spotlight検索ができるので、ますますナレッジマネジメントに使えると思うようになった。

全てのページは、他の人たちと共有することができる。しかも、パソコンやiPadなど多種多様なデバイス端末を使ってページ作成と閲覧が可能である。この機能がもっとも重要なことである。組織の形式知は他の人たちに知らしめることが出来なければ、組織の資源としての価値は生まれない。

長年にわたって習得した経験など暗黙知を形式知変える道具として、このようなソフトウエアを活用することができるはずである。なんとこのアプリは無料である。

品質マネジメントシステムでのナレッジマネジメントは、下図のようなネットワークで構成されることで有効に機能する。

さらに、下図にあるように、ナレッジマネジメントは、ばらばらに存在する個人知を組織知に変換する装置だとも言える。組織知は、組織の機能を高めることができる。